Automation Debt : le coût caché des processus que nous automatisons

L’automatisation commence généralement par une question simple : comment rendre ce processus plus rapide tout en réduisant les interventions manuelles ?

Un premier processus est automatisé. Puis un autre. Les systèmes commencent à échanger des données, certaines actions se déclenchent automatiquement et des tâches qui prenaient autrefois du temps s’exécutent désormais en quelques secondes.

Mais après quelques années, une autre question, moins évidente, finit par se poser :

Savons-nous encore pourquoi chaque automatisation fonctionne de cette manière ?

C’est là qu’apparaît ce que l’on peut appeler l’Automation Debt : la complexité qui s’accumule lorsque des processus, des règles et des intégrations sont automatisés sans être réévalués au même rythme que l’entreprise évolue.

L’automatisation ne supprime pas toujours la complexité. Parfois, elle ne fait que la déplacer.

Lorsqu’un processus manuel est automatisé, la charge de travail visible diminue. Mais la logique qui le sous-tend, elle, continue d’exister.

Quelque part dans le système subsistent les conditions, les règles, les exceptions, les dépendances et les intégrations qui déterminent ce qui doit se produire et à quel moment.

Au fil du temps, d’autres automatisations viennent s’y ajouter. Un workflow en déclenche un autre. Un système transmet des données à une autre plateforme. Une règle créée pour répondre à un besoin précis finit par s’intégrer dans une chaîne beaucoup plus vaste.

Chaque automatisation peut parfaitement fonctionner de manière isolée, tandis que l’écosystème dans son ensemble devient progressivement plus difficile à comprendre et à faire évoluer.

Ce phénomène se retrouve également dans les environnements d’entreprise modernes, où l’accumulation de workflows, de configurations et de règles au fil du temps peut créer de nouvelles formes de dette logicielle.

Un processus peut continuer à fonctionner alors même que sa raison d’être a changé

L’automatisation présente une caractéristique intéressante : tant qu’on ne lui demande pas de s’arrêter, elle continue.

Mais une entreprise ne fonctionne pas ainsi.

Les processus changent. Les politiques évoluent. Les structures se transforment. De nouvelles plateformes apparaissent, et certaines règles qui avaient du sens il y a trois ou cinq ans ne sont plus nécessairement les plus pertinentes aujourd’hui.

Le problème apparaît lorsqu’une automatisation continue d’exécuter efficacement une logique simplement parce que personne ne l’a réévaluée depuis longtemps.

La question n’est alors plus seulement : « Est-ce que cela fonctionne ? »

Il faut également se demander : « Est-ce que cela doit encore fonctionner de cette manière ? »

Plus nous automatisons, plus la visibilité devient essentielle

Dans un environnement qui compte des dizaines, voire des centaines de processus automatisés, savoir que les systèmes fonctionnent ne suffit plus.

Il faut savoir qui est responsable de chaque processus, quels systèmes en dépendent, ce qui se passe en cas de défaillance et quand il a été réévalué pour la dernière fois.

La documentation, la supervision et l’attribution claire des responsabilités ne sont pas des aspects secondaires de l’automatisation. Elles font partie intégrante de son cycle de vie.

C’est pourquoi les pratiques modernes d’automatisation à grande échelle considèrent la gouvernance, la supervision, la définition des responsabilités et les révisions régulières comme des éléments essentiels.

L’automatisation doit évoluer avec le processus

L’une des erreurs les plus faciles à commettre consiste à considérer l’automatisation comme un projet terminé.

Elle est développée, testée, mise en production, puis l’attention se porte sur le processus suivant.

Mais si le processus automatisé continue d’évoluer, l’automatisation qui le soutient doit évoluer elle aussi.

Cela implique de réexaminer les règles, de supprimer les workflows qui ne créent plus de valeur, de vérifier les dépendances et de simplifier les parties du système devenues inutilement complexes.

L’objectif n’est pas d’automatiser le plus possible.

Il est d’automatiser ce qui a du sens et de s’assurer que cela continue d’en avoir avec le temps.

Comme l’explique Ermal Beqiri, fondateur de Soft & Solution Group :

“L’automatisation doit simplifier les choses, mais cela ne signifie pas que nous devons perdre de vue ce qui se passe en arrière-plan. Plus nous automatisons de processus, plus il devient important de comprendre et de garder le contrôle sur la logique qui les fait fonctionner.”

Chez Soft & Solution Group, nous considérons l’automatisation comme un processus qui doit être géré tout au long de son cycle de vie. Un système bien conçu ne doit pas seulement exécuter automatiquement les tâches d’aujourd’hui. Il doit également être documenté, observable et suffisamment flexible pour évoluer avec les besoins de l’organisation.