Des processus manuels à une plateforme unique : comment digitaliser son entreprise ?

De nombreuses entreprises ne réalisent pas immédiatement que leurs processus quotidiens sont devenus plus complexes que les outils utilisés pour les gérer.

Un service travaille avec des fichiers Excel, un autre gère les demandes par e-mail, les documents sont stockés à différents endroits et les rapports sont préparés manuellement en rassemblant des informations provenant de plusieurs sources.

Chacun de ces outils peut parfaitement fonctionner de manière indépendante. Le problème apparaît lorsque l’entreprise se développe et qu’un nombre croissant de processus, de collaborateurs et de données doivent être coordonnés.

À ce stade, la digitalisation ne consiste pas simplement à passer du papier à l’ordinateur. Il s’agit d’organiser les processus métier afin de centraliser l’information, de fluidifier le travail et de faire en sorte que la technologie accompagne réellement le fonctionnement de l’entreprise.

Quand les processus manuels commencent à faire perdre du temps

Prenons un processus d’approbation courant.

Une demande est envoyée par e-mail. Une personne doit la vérifier, la transmettre au responsable concerné, puis attendre une réponse. Le document final est enregistré dans un dossier, tandis que le statut de la demande peut être suivi dans un fichier Excel.

Le processus fonctionne, mais plus le nombre de demandes augmente, plus il devient difficile de savoir où en est chacune d’elles, qui doit intervenir et combien de temps prend le traitement.

Une plateforme logicielle peut regrouper l’ensemble de ce workflow en un seul endroit. La demande est enregistrée, automatiquement transmise à la bonne personne, son statut est mis à jour et l’information reste accessible sans avoir à parcourir plusieurs e-mails ou documents.

Une plateforme unique ne signifie pas nécessairement tout remplacer

La digitalisation n’oblige pas toujours une entreprise à abandonner les systèmes qu’elle utilise déjà.

Une entreprise peut disposer d’un logiciel de gestion financière, d’un CRM, de systèmes de gestion documentaire, d’applications internes ou d’autres services qui restent essentiels à son activité.

Dans ce cas, le rôle d’une plateforme centralisée peut être d’intégrer ces différents systèmes, afin que l’information puisse circuler entre eux sans devoir être saisie manuellement à plusieurs reprises.

L’objectif n’est donc pas de développer un logiciel simplement pour disposer d’un nouveau système. Il s’agit de créer une manière plus structurée de gérer les processus dont l’entreprise a réellement besoin.

Des données dispersées à une information réellement exploitable

Lorsque l’information est répartie entre des fichiers Excel, des e-mails, des documents et différents systèmes, même une question simple peut prendre du temps.

Combien de demandes sont actuellement en cours ? Combien de temps faut-il en moyenne pour obtenir une approbation ? Où se produisent les retards ? Quel est l’état d’avancement d’un projet ?

Lorsque les processus sont gérés au sein d’une plateforme commune, les données sont créées et mises à jour au fil du travail. Il devient alors plus simple de générer des rapports, de suivre les performances et de prendre des décisions à partir d’informations actualisées.

La digitalisation ne permet donc pas seulement d’automatiser des tâches. Elle apporte également une meilleure visibilité sur le fonctionnement de l’entreprise.

Le logiciel doit s’adapter à l’entreprise, et non l’inverse

Chaque entreprise a sa propre manière de travailler. Tous les processus ne peuvent donc pas être gérés avec la même plateforme standard.

Dans certains cas, une solution existante est parfaitement suffisante. Dans d’autres, des processus spécifiques, le nombre d’utilisateurs, les besoins d’intégration ou les exigences en matière de reporting peuvent justifier le développement d’une solution logicielle sur mesure.

Le point de départ doit toujours être le processus lui-même : que faut-il améliorer, que peut-on automatiser, quels systèmes doivent communiquer entre eux et de quelles informations l’entreprise a-t-elle besoin pour fonctionner plus efficacement ?

Comme l’explique Ermal Beqiri, fondateur de Soft & Solution Group :

“Lorsqu’une entreprise se développe, sa manière de travailler doit elle aussi évoluer. Plutôt que d’ajouter toujours plus de fichiers Excel, d’e-mails et d’étapes manuelles, nous pouvons réunir les processus au sein d’une même plateforme, automatiser les tâches répétitives et rendre l’information plus facile d’accès et d’utilisation.”

Pour une entreprise, la digitalisation ne signifie pas nécessairement tout transformer en une seule fois. Elle peut commencer par les processus qui génèrent le plus de travail manuel, puis évoluer progressivement vers un système plus intégré, plus facile à piloter et mieux adapté à la croissance de l’entreprise.